Quand’è stata l’ultima volta che hai fatto le pulizie di primavera all’interno del tuo studio odontoiatrico?

Ti sei mai fermato per mettere nero su bianco tutte le attività da svolgere e il tempo necessario per farle ed entro quando?

O sei ancora convinto che questo sia solo tempo sprecato perché TI BASTA il lavoro al riunito?

Riesci a controllare periodicamente quali sono i tuoi pazienti?

Quanti sono stati quelli che hai perso nell’ultimo anno?

Sai quali sono le loro problematiche cliniche e qual è la branca odontoiatrica più remunerativo del tuo studio?

Se ogni anno arrivi ad agosto con il “fiatone” e puoi a stento permetterti solo qualche giorno di ferie, significa che è arrivato il momento di fare le pulizie di primavera.

È arrivato il momento che smetti di essere dipendente del tuo studio odontoiatrico, della tua prigione dorata.

È tempo che smetti di essere dipendete di te stesso.

Uno dei più grandi ostacoli negli studi odontoiatrici, oltre ovviamente a quello di acquisire nuova pazientela, è quello di gestire ed organizzare il lavoro.

Tenere tutto a mente non è né efficace né funzionale.

Se nella tua segreteria vedi post-it attaccati ovunque, allora preoccupati!!

Ricordarsi tutti i nomi dei pazienti, le specifiche di ogni piano di cura ed entro quando eseguirle può davvero essere un’impresa titanica sia per la tua segreteria che per te e i tuoi collaboratori.

Dotare lo studio di un efficiente sistema di controllo di gestione, significa anche poter fare ed organizzare tutto questo.

Creare un database digitalizzato, organizzato e consultabile da tutti i collaboratori interni ed esterni, clinici ed extra clinici è ciò che invece permette allo studio odontoiatrico di funzionare in modo efficiente e autonomo, evitando che il flusso di informazione e di comunicazione si blocchi tra una risorsa e l’altra e tra un dipartimento e l’altro.

Questo database è il gestionale clinico ed è l’insieme di processi e attività dello studio odontoiatrico diretti alla gestione delle relazioni con il portafoglio pazienti, al fine di acquisire, mantenere e accrescerne il valore.

Ovviamente le pulizie di primavera dello studio odontoiatrico, possibilmente fatte prima dell’avvio di un periodo di picco di lavoro, non devono riguardare solo la parte relativa ai pazienti ma devono comprendere anche altri fattori:

• Pazienti attivi e non attivi. Conoscere quali sono i pazienti che pagano bene e quali, invece, pagano male. Avere chiara la composizione del portafoglio pazienti, le sue caratteristiche e le sue esigenze. Un controllo periodico delle anagrafiche permette di avere un database sempre aggiornato e parlante, in grado di fornire indicazioni utili agli operatori clinici ed extra clinici. Di contro, avere chiari i pazienti che se ne sono andati e il motivo della loro dipartita è utile per implementare azioni correttive in grado di arginarne il numero. Esiste un filo sottile che ha portato alla loro disdetta? È un problema della prestazione clinica che eroghiamo?
• Organigramma e struttura del personale. Chi si è impegnato particolarmente in questo ultimo periodo e chi si è dimostrato disponibile a fare straordinari? C’è qualche risorsa dello studio che ha portato in autonomia dei nuovi pazienti?
• Fornitori: sei in regola con i pagamenti dei fornitori? Paghi il giusto? Esegui periodicamente un controllo delle entrate e delle uscite?
• Nel tuo studio funziona tutto bene? Ci sono alcuni aspetti critici che vale la pena analizzare?
• Procedure cliniche ed extra cliniche: come lavori? Ci sono attività che ripeti da anni? Qualcosa da digitalizzare? Sai quali sono i carichi di lavoro e quelli che puoi aspettarti? Se un dipendente si licenzia, riesci a rispondere prontamente e in maniera efficiente alla sua assenza?

In altre parole, hai dotato il tuo studio di un sistema di controllo di gestione?
Il controllo di gestione è anche quella disciplina che aiuta e supporta lo studio odontoiatrico a rispondere a queste e tante altre domande senza la quale il tuo gestionale clinico si trasformerà, se tutto va bene, in semplice contenitore d’informazioni cliniche ed all’emissione della fattura.

Quindi, come già detto, pensare di gestire o organizzare una struttura tenendo tutto a mente, cercando di ricordarsi ogni aspetto gestionale è senza ombra di dubbio un’impresa fallimentare.

Se hai un buon controllo di gestione, di riflesso il tuo gestionale clinico ti aiuterà e coadiuverà tutte le risorse dello studio facilitando e migliorando le procedure.

Immagina questo gestionale come un “pensatoio” ovvero un posto dove ogni persona dello studio indipendentemente dal suo ruolo, riversa le informazioni acquisite e le mette a disposizione di chiunque ne abbia bisogno in futuro.

Concludiamo dicendo che non esiste un gestionale clinico perfetto fin da subito, ogni studio lo costruirà in base alle proprie esigenze e senza dubbio gli permetterà di avere una visione completa dei propri pazienti e delle proprie risorse.

Dotare il tuo studio di un corretto controllo di gestione può sollevarti da tante situazioni di stress facendoti arrivare ad agosto con la testa più leggera.

Perché sì, c’è tanto da fare, ma è tutto sotto controllo!

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